Apsi, Tendances
janvier 2024
Apsi X Moffi X Zbre : la digitalisation des espaces au service de l’expérience collaborateur
juillet 2021
Temps de lecture : 4 min
Afin d’accompagner nos clients dans la digitalisation de leurs espaces de travail, Apsi a choisi Moffi et Z#bre comme partenaires en solutions de gestion des espaces de travail pour permettre aux collaborateurs de travailler dans les meilleures conditions possibles.
Home Office, Flex Office, Coworking, concernent de plus en plus d’entreprises. Les espaces de travail deviennent multiples et hybrides (domicile, tiers-lieu, bureaux non attribués…). Impossible alors de faire l’impasse sur l’organisation et plus particulièrement la réservation de ces derniers et sur le suivi du niveau d’occupation. Les espaces s’adaptent aux usages et non l’inverse. On parle alors de Smart Office : Les nouvelles technologies se mettent au service des utilisateurs (collaborateurs) pour leur offrir une expérience de travail optimale.
Dans le cadre de la transformation de l’organisation de travail, Apsi accompagne ses clients sur la conception des espaces selon les usages attendus en créant un concept esthétique adapté à la culture d’entreprise. Il s’agit ici de la partie visible d’un projet d’environnement de travail. Mais cette partie visible ne peut être totalement réussie et offrir une véritable expérience de travail aux équipes qu’en prenant en considération la partie invisible dont la digitalisation fait partie. C’est pourquoi Apsi s’appuie sur sa branche conseil Chrysalead pour accompagner durablement ces transformations spatiales, managériales et digitales.
Du flex-office au smart-office
Aujourd’hui, les collaborateurs sont en mouvement grâce à une grande diversité d’espaces à disposition. La réduction des surfaces liées au télétravail implique naturellement plus de Flex Office : il n’est plus pertinent d’avoir un poste attribué et fixe pour chaque collaborateur dans les bureaux. Mais plutôt une variété de lieux à disposition selon la tâche à accomplir. Ces organisations nouvelles de l’espace nous invitent à passer au Smart Office : Les espaces sont partagés, choisis selon l’usage souhaité et le besoin de chacun. Ces nouveaux espaces doivent donc être réservables. Qui dit nomadisme au sein des bureaux, dit aussi casiers pour laisser ses affaires, réservables aussi. Et analyse aussi des données d’occupation pour faire évoluer les espaces aux besoins.
Les atours des solutions de gestion digitales des espaces de travail proposées par Moffi et Z#bre
Outre leurs valeurs et leurs hommes, les atouts des solutions proposées par Moffi et Z#bre sont multiples :
- Un pilotage facilité du Flex Office : postes non attribués, salles de réunion mais aussi casiers, écrans d’information réservables à distance…
- Une communication en temps réel (affichage, réservations, capteurs de mouvements).
- Une gestion optimale des espaces (leur occupation, leur intérêt d’usage grâce aux informations collectées, niveau de réservation etc).
- Le tout de manière totalement écoresponsable et extrêmement flexible grâce aux objets connectés Z#bre (afficheurs et détecteurs).
En effet ces derniers sont :
1. Facile à déployer : sans fil, les capteurs et afficheurs sont très rapides à installer et à adapter au grès des modifications d’aménagement. Aucun câblage électrique n’est à prévoir.
2. Très peu consommateurs d’énergie : ils fonctionnent sans batterie (afficheur utilisant une technologie « papier électronique »).
3. Sains : ils n’utilisent pas de wifi mais un système d’ondes radio.
La preuve par l’exemple : Le cas Tingari à Paris
En mai 2020, à l’issue du confinement, l’entreprise Tingari, basée en plein cœur de Paris, a souhaité repenser son environnement de travail pour mieux s’adapter aux modes de travail de ses équipes (télétravail et déplacements réguliers). Une grande partie de leurs espaces de travail n’était pas occupée et donc optimisée.
Grâce à l’accompagnement de Victor Bouzard (Chrysalead), toute l’équipe a repensé ensemble les nouveaux espaces de travail en instaurant un Flex-office réfléchi et sur-mesure, grâce notamment à des ateliers pour comprendre les besoins, les usages de chacun. Pour réussir cette transformation de son organisation de travail, Tingari n’a pas fait l’impasse sur la nécessité de se digitaliser : L’application mobile Moffi permet de réserver les divers espaces, casiers, mais aussi d’informer en temps réel sur leur disponibilité. Les capteurs et écrans connectés Z#bre permettent de piloter en temps réel l’occupation, de l’analyser et ainsi adapter si nécessaire les espaces pour offrir les meilleures conditions de travail possibles.
Aujourd’hui, Tingari tout en ayant réduit sa surface immobilière propose une nouvelle expérience de travail à tous ses collaborateurs dans un environnement flexible et intelligent.