Comment aménager ses espaces de travail aujourd’hui ?

novembre 2024

Temps de lecture : 7 min

Les espaces de travail ont beaucoup évolué ces dernières décennies – des bureaux surpeuplés pour minimiser les mètres carrés aux espaces vides avec la généralisation du travail hybride et du télétravail. Les entreprises réalisent que les espaces de travail ne sont plus seulement un lieu où les employés se rassemblent pour réaliser leurs tâches mais un véritable levier d’attractivité, où le lien social et le sentiment d’appartenance se créent.

Alors, comment faire en sorte que nos espaces de travail soient attractifs et source d’épanouissement pour nos collaborateurs ?

La flexibilité oui, le flex d’office, non !

La flexibilité est une composante essentielle du travail, que cela concerne le temps et le lieu de travail, ou bien l’adaptabilité vis-à-vis de l’évolution des tâches quotidiennes et des façons de travailler.

Cela étant dit, il ne faut pas confondre flexibilité et flex office. Ce dernier est un principe d’aménagement des espaces de travail basé sur la disparition des postes attitrés et sur le partage des bureaux. Il a été introduit en France dès les années 1990, notamment pour pallier les déplacements fréquents des équipes commerciales. Dans les années 2000, le flex office a gagné du terrain auprès des entreprises dans une logique purement financière afin d’économiser des frais fixes liés aux coûts immobiliers. Puis, il s’est généralisé en 2020 jusqu’à la désertion des bureaux. Cependant cette approche souvent présentée comme une finalité est loin d’en être une si elle ne s’inscrit pas dans une réflexion globale sur les façons de travailler.

En effet, tout changement non accompagné et non préparé en concertation avec les utilisateurs finaux, à savoir les collaborateurs de l’entreprise, est voué, au mieux, à faire face à une certaine résistance, et au pire, à l’échec. Ainsi, les anciennes générations – génération X notamment – ont eu le sentiment d’être privé de leurs habitudes et de leurs marqueurs sociaux, tandis que les plus jeunes ont perdu la possibilité de créer tout sentiment d’appartenance dans un espace déshumanisé, à la limite du non-lieu selon Marc Augé (1), renforçant la sensation d’être interchangeable, conduisant à un mal-être et à un désengagement envers l’entreprise.

Pour qu’une organisation en flex office fonctionne, elle doit proposer par ailleurs des espaces de rencontre, d’échanges et de convivialité et penser les espaces en termes d’usages, afin de répondre aux besoins des collaborateurs. Cette approche est celle de l’Activity Based Working (ABW), le travail basé sur les activités.

L’ABW, une approche holistique de l’aménagement des bureaux

Au cours d’une même journée, un collaborateur peut effectuer plusieurs activités qui nécessitent différents environnements : réunion, appel téléphonique, brainstorming, concentration, collaboration sur un projet, … Une organisation en ABW part de ce constat et le reflète dans l’aménagement afin que les équipes puissent trouver un endroit qui réponde à leurs besoins du moment et qui leur permette d’effectuer leurs tâches dans des conditions optimales. L’idée globale est ainsi d’offrir aux collaborateurs des environnements de travail, des postures et des usages différents de ce que l’on peut trouver en télétravail à la maison.

L’ABW peut également être un atout majeur de la programmation d’un bâtiment, comme ce fut le cas pour Sandvik, puisqu’il se veut vecteur de la collaboration et du collectif, et permet donc de développer l’autonomie et l’adaptabilité de l’individu au sein du groupe.

Cependant l’ABW n’est pas une organisation figée ni standardisée : c’est une organisation évolutive, en perpétuel mouvement, où l’usage et l’expérience sont clés. L’idéal dans sa mise en œuvre est de permettre aux équipes de l’expérimenter, comme l’a fait STEF grâce à notre offre d’Apsilité, puis de coconstruire les espaces avec les équipes afin de répondre à leurs véritables besoins et enjeux, sans oublier de répondre à la question « pourquoi créer de tels espaces pour vous ? ». Enfin, il est important d’accepter que cette organisation puisse être repensée et modifiée après un premier retour d’expérience utilisateur.

Ainsi, l’aménagement des espaces de travail s’inscrit dans une réflexion globale sur les façons de travailler, les besoins des collaborateurs et les objectifs de l’entreprise. Le flex office n’est alors qu’un moyen parmi d’autres – et non une finalité ou un automatisme -, au service de la mise en place du travail hybride et d’un aménagement en ABW pour infuser l’esprit collaboratif au collectif. La réussite d’une telle approche s’appuie sur cinq points clés que nous vous dévoilerons dans un prochain article !