Travailler autrement
novembre 2024
Aménagement de l’espace de travail : louer son mobilier pour tester les usages
août 2023
Temps de lecture : 6 min
Aujourd’hui, les entreprises, quelle que soit leur taille, font face à de nombreux changements, y compris dans leurs façons de travailler et donc d’aménager leurs bureaux. Pour embarquer les collaborateurs dans ces transformations, rien de mieux que de tester et expérimenter de nouveaux usages en amont : c’est ce qu’ont tenté avec succès plusieurs de nos clients, dont le siège social de l’entreprise de transport et de logistique STEF, en choisissant notre service d’Apsilité.
L’apsilité, quesaco ?
Ces dernières années ont été marquées par des mutations fortes qui ont bouleversé les manières de travailler et de s’organiser au sein des entreprises.
En 2019, Apsi observe que ces mutations forcent les entreprises à faire preuve de toujours plus d’adaptabilité, de flexibilité et d’agilité, mais qu’elles ne disposent d’aucune solution concrète pour les accompagner dans cette voie en matière d’aménagement de leurs espaces. Pour y pallier, Apsi crée alors un nouveau service : l’Apsilité.
Si l’idée principale derrière ce concept inédit est la flexibilité, la promesse d’Apsi est le droit à l’erreur. En effet, la solution « Testez & Expérimentez » permet à nos clients de tester différents usages et différents espaces avant de valider un nouveau plan d’aménagement, afin de comprendre ce qui leur correspond le mieux et de s’y acculturer en douceur.
Depuis le lancement de ce service, plusieurs entreprises ont été conquises, comme notamment CIC, Haulotte, Archigroup, Visiativ, Verkor ou encore STEF.
Cas d’étude : STEF
STEF, leader européen sur le marché de la supply chain du froid, est en pleine réflexion pour le réaménagement de ses bureaux lyonnais, prévu en 2024, dont l’objectif principal est d’améliorer la collaboration entre les différents services et métiers du groupe. C’est dans ce cadre que l’entreprise a fait appel à Apsi pour l’accompagner dès les premiers pas de sa transformation afin d’intégrer de nouveaux usages dans son futur aménagement, et notamment de nouvelles façons de se réunir, de collaborer et de penser la convivialité.
À l’occasion d’une réunion du COMEX dans les locaux de Lyon, Apsi et l’équipe projet de STEF pilotée par Maud Coppel, Responsable Gestion du Patrimoine Immobilier du Groupe, ont décidé d’aménager le 6ème étage alors vacant en Apsilité afin de créer un espace « convivialité » et un espace « réunion », le tout de façon modulaire et modulable de sorte que l’on puisse y tester différentes postures et différents usages. Un aménagement a été agrémenté d’éléments acoustiques mobiles par ID Acoustique. Cette expérience fut une véritable réussite et a totalement convaincu la direction de STEF, si bien qu’elle a été prolongée pour que les collaborateurs puissent eux aussi tester et expérimenter, et ainsi être impliqués dans le projet.
L’enjeu était double : d’une part, il fallait trouver une solution rapide pour pallier une capacité insuffisante des salles de réunion dès novembre 2022, et d’autre part, il fallait préparer les collaborateurs au changement pour les embarquer dans ce projet de réaménagement et les amener à réaliser qu’il est possible de travailler autrement. Ce type d’expérience requiert une grande flexibilité : l’Apsilité était donc tout indiquée pour y répondre.
Permettre aux collaborateurs de découvrir de nouvelles façons de travailler et de s’approprier les lieux à leur rythme et selon leurs besoins est d’autant plus efficace qu’à l’avenir, cela limitera les déchets de mobiliers non utilisés, mais surtout la frustration qui peut émaner d’un changement imposé et subi. Pour Maud Coppel, c’est aussi un moyen de faire évoluer son métier et de remettre l’humain au centre de toute chose : les services généraux se doivent aujourd’hui de dépasser la question des fournitures et des équipements, et de participer pleinement à la prise de conscience sur l’environnement de travail.
Le caractère temporaire de l’aménagement en Apsilité semble avoir rassuré les collaborateurs autant que le test des différents usages semble les avoir conquis. En effet, Maud Coppel peut observer grâce à un système de réservation des espaces que les deux nouvelles zones, « convivialité » et « réunion », du 6ème étage sont régulièrement utilisées, autant pour des réunions d’équipes plus ou moins longues, des plénières sur plusieurs jours ou encore pour les pauses café.
Cela permet aussi de comprendre rapidement ce qui fonctionne ou non, et donc quels sont les besoins et les attentes des collaborateurs : par exemple, les espaces collaboratifs tels que l’American Diner ou les cabines 4 places sont plébiscitées, tandis que les sièges bulle ou les postes de repli avec cloisons acoustiques sont peu utilisés. On peut alors remplacer ces derniers par de nouveaux mobiliers et de nouveaux usages pour enrichir l’expérience.
L’Apsilité permet d’initier de nouvelles façons de travailler et de se réunir, et de le diffuser progressivement auprès des équipes. Ce test, qui est une réussite, permet de gagner la confiance des collaborateurs ou tout au moins de les rassurer. Hormis un atelier prévu hors de cet espace, tous les ateliers de Change management & Workplace avec Apsi s’y déroulent. C’est réellement bénéfique d’organiser ces ateliers dans notre bâtiment, dans un espace qui est en accord avec l’ambition de notre projet de réaménagement et qui est de surcroit une véritable source d’inspiration. Cela nous permet d’avancer pas à pas dans nos réflexions, de préciser le projet au fur et à mesure et de cheminer dans notre transformation de façon progressive, par itération.
Maud Coppel, Responsable Gestion du Patrimoine Immobilier, IMMOSTEF / STEF
Le contexte actuel, vecteur d’accélération pour l’Apsilité
Dans le contexte actuel, l’Apsilité est d’autant plus pertinente et suscite un vif intérêt auprès de nos clients. En effet, la crise sanitaire de 2020 a accéléré l’hybridation du travail et l’adoption de nouvelles façons de travailler.
Les collaborateurs sont demandeurs de flexibilité, que ce soit dans leur lieu ou dans leurs horaires de travail, et le rôle du bureau se redéfinit peu à peu. D’après le Baromètre Actineo 2023, les espaces jouent non seulement un rôle dans l’attractivité d’une entreprise, mais ils participent aussi au bien-être et à la qualité de vie au travail des collaborateurs. Ces derniers attendent des espaces qu’ils soient beaux – un actif sur deux attachent de l’importance au design et à la décoration de son lieu de travail – et surtout adaptés à leurs besoins, notamment en matière d’ergonomie et de fonctionnalité.
D’autre part, le marché actuel de l’immobilier est instable : le premier trimestre 2023 a enregistré une baisse de 39% des transactions dans le domaine tertiaire rien qu’en Île-de-France (étude Colliers). La tendance n’est plus à une expansion irraisonnée et systématique du nombre de mètres carrées, mais à une réflexion d’une meilleure répartition des espaces et donc à un aménagement réfléchi et optimisé.
Enfin, les considérations écologiques ne peuvent plus être ignorées : les consciences personnelles à ce sujet se développent, les collaborateurs ont donc de grandes attentes à ce niveau (le Baromètre Actineo 2023) et l’Etat légifère pour réguler les industries du bâtiment et du mobilier. L’Apsilité, qui permet de tester des usages et non des mobiliers, limitent donc les dégâts liés aux changements rapides et successifs auxquels les entreprises font face aujourd’hui : les mobiliers – souvent neufs et à peine amortis économiquement – ne sont plus mis au rebut, mais connaissent au contraire plusieurs cycles de vie, au gré des besoins évolutifs de chacun.
Cette conjoncture favorable fait de l’Apsilité une solution parfaitement adaptée aux attentes et aux besoins de nos clients.
Pour en savoir plus sur l’Apsilité, contactez-nous !
