Partir des usages et modes de travail pour penser son bâtiment ? L’ABW, un atout majeur de la programmation : Le cas Sandvik

Un peu comme NWOW (New Ways of Working), ABW (Activity Based Working) est un acronyme que l’on rencontre parfois au détour d’un projet d’aménagement de bureau. Si cette approche est plébiscitée par les pays nordiques, elle mérite d’être davantage connue des entreprises françaises. Cette méthodologie permet de repenser les aménagements des espaces de travail depuis les usages. Elle s’avère être un véritable atout pour repenser ses modes de travail, dès la phase de programmation d’un projet immobilier tertiaire, comme nous le montre l’exemple de Sandvik Mining and Construction Lyon (SMC Lyon).

La programmation, étape fondamentale de la construction d’un bâtiment tertiaire

Dans le cadre de la construction d’un nouveau bâtiment tertiaire, le maître d’ouvrage va devoir passer par une étape de programmation. Cette démarche lui permet de fonder et définir son projet sous tous ses aspects, aussi bien pour valider sa faisabilité en interne que pour élaborer le programme et le cahier des charges qui servira au lancement du concours d’architecte.

Il synthétise la raison d’être du projet, les éléments structurants, l’organisation des équipes, les usages… qui permettent de dériver des surfaces à prévoir, une organisation souhaitée des flux dans le bâtiment.

Soigner la programmation est crucial pour réaliser un bâtiment qui va s’inscrire dans l’histoire de l’entreprise sur le long terme, qui va pouvoir s’adapter à son évolution et assurer le soutien de ses activités. Il convient donc de dépasser les seules données quantitatives et factuelles, et de prendre en compte les besoins des équipes, voire même de les impliquer dans le processus de réflexion.

L’ABW, un atout indéniable de la phase de programmation

ABW : définition

L’Activity Based Working (ABW ou en français, le travail basé sur les activités Inspiré du concept élaboré par Veldhoen, est une méthode d’organisation du travail qui repense l’utilisation des espaces de bureau et les façons de travailler. Au lieu d’avoir une place attitrée, les employés et collaborateurs choisissent leur lieu de travail dans le bâtiment en fonction de la tâche qu’ils réalisent.

Le principe fondamental de l’ABW est de fournir différents lieux équipés pour différentes activités. Ainsi, un employé qui a besoin de concentration pourrait choisir un espace silencieux et isolé. Tandis qu’une équipe qui souhaite collaborer opterait pour un espace de collaboration ouvert. De même, des zones dites « open space » favorisent les échanges informels, tandis que des salles dotées d’une excellente acoustique sont dédiées aux réunions.

Cette méthode peut se révéler d’une grande aide lors de l’étape de programmation d’un nouveau bâtiment tertiaire. Récemment, Apsi a d’ailleurs accompagné SMC Lyon dans cette démarche.

Le cas d’étude de Sandvik Mining and Construction France

Fondée en Suède en 1862, Sandvik est aujourd’hui un groupe mondial d’ingénierie de haute technologie fournissant des solutions qui améliorent la productivité, la rentabilité et la durabilité dans les secteurs de la production, de l’exploitation minière et des infrastructures. Suite à une volonté de changer les bureaux lyonnais, le siège social de Sandvik, basé à Stockholm, a demandé à la filiale française d’incorporer l’ABW dans le projet en amont de la consultation des architectes, cette méthode étant largement utilisée dans les pays nordiques.

SMC France s’est donc tourné vers Apsi expert en ABW pour penser son organisation de travail . À travers divers ateliers et diverses « Learning Expeditions », la direction de SMC France a pu se familiariser avec cette méthodologie. Suite à cela, une équipe projet incluant des collaborateurs de différents services et de tous niveaux hiérarchiques a été mise en place afin de préparer, sur la base de l’ABW et des besoins métiers des employés, le programme de consultation pour les architectes.

« La Suède nous l’a demandé afin que l’on se pose les bonnes questions concernant les bonnes pratiques des usages d’un bâtiment tertiaire. En effet, dans un tel projet, on pense nécessairement aux coûts mais aussi aux usages. Je pense que les collaborateurs vont trouver de la valeur ajoutée à venir au bureau grâce aux conditions de travail : confort de travail, confort de vie, communication inter- et intra- équipes, le bureau sera un véritable lieu de vie. Je suis convaincu qu’aujourd’hui on ne pourrait pas réaliser un bâtiment de bureau sans ABW. De plus, l’ABW est une méthode efficace pour optimiser le nombre de mètres carrés alloués aux bureaux classiques et individuels, tout en valorisant les espaces collaboratifs, ce qui est le but d’un bâtiment moderne. Au final, cela nous permettra d’accroitre l’attractivité du site tant en interne qu’en externe. » Philippe Bois, Responsable du Site SMC France.

Les avantages multiples de l’ABW

Il offre une plus grande flexibilité et adaptabilité à l’organisation et aux employés, favorise la productivité, la créativité et la collaboration. De plus, en offrant le choix aux collaborateurs, l’ABW promeut une meilleure occupation des espaces, une gestion optimisée des outils et bureaux, tout en mettant en œuvre une sécurité et connectivité adaptées.

Ainsi, le bâtiment sera in fine plus confortable pour les équipes et adapté aux besoins des collaborateurs tout en prenant en compte les impératifs et les ambitions de l’entreprise.

D’autre part, le cahier des charges défini de la sorte permet de sécuriser les enjeux / besoins et  accélère le processus de consultation des architectes.

Les collaborateurs, meilleurs ambassadeurs du projet d’aménagement

Dans le cas de SMC France, les collaborateurs de tous niveaux hiérarchiques ont été impliqués très en amont du projet global. En effet, Philippe Bois, Responsable de Site SMC France, était convaincu que cela serait bénéfique pour anticiper les frustrations engendrées par l’annonce d’un déménagement dans de nouveaux locaux et par la volonté du groupe de réduire le télétravail et de faire revenir les employés au bureau. D’autre part, après avoir lui-même visité les locaux d’Apsi et ceux d’autres entreprises dans des domaines d’activité similaires à ceux de Sandvik (industrie), il a compris la force de l’ABW mais surtout qu’il faut l’expérimenter afin de pouvoir se projeter.

« L’une des forces d’Apsi est de montrer et de faire vivre une expérience. En effet, même si on étudie la théorie, de nombreuses personnes ont besoin de sentir les choses, de les voir, de les toucher et de les expérimenter. Impliquer et convaincre ces personnes est primordial car elles deviendront les promoteurs du projet. D’autre part, réussir à embarquer tout le monde, de tous niveaux hiérarchiques, renforce la crédibilité du discours du manager. » Philippe Bois, Responsable de Site SMC France.

Ainsi, les collaborateurs, eux-mêmes convaincus par la pertinence de ces nouvelles façons de travailler et d’aménager les espaces, deviennent les meilleurs ambassadeurs du projet auprès de leurs collègues, menant la majorité à y adhérer.

Une pratique gagnant-gagnant

On constate d’ailleurs que cette démarche a porté ses fruits : les remarques des collaborateurs lors des ateliers étaient pertinentes et une grande majorité de leurs propositions ont ensuite été intégrées au cahier des charges. D’autre part, les équipes de SMC France demandent régulièrement des nouvelles de l’avancée du projet, bien qu’il s’inscrive sur le long terme, démontrant ainsi un vif intérêt.

L’accompagnement au changement, un pivot stratégique

Faire revenir les employés au bureau, redéfinir les règles du télétravail, déménager dans de nouveaux locaux, changer les façons de travailler et éliminer les bureaux individuels : tous ces enjeux sont de taille dans la vie d’une entreprise et méritent une attention toute particulière pour minimiser les frustrations des employés et maintenir un environnement de travail agréable et collaboratif.

L’ABW est un vecteur de la collaboration et du collectif, et bien que certains collaborateurs puissent devenir des ambassadeurs, il ne faut pas sous-estimer la période d’acculturation des équipes aux nouvelles façons de travailler. Pour ce faire, il est utile de se faire accompagner : en effet, un médiateur entre le management et les employés sert de tampon et pourra adresser les peurs des uns et des autres à travers des exemples concrets et des ateliers.

« C’est grâce à Olivia*, qui l’avait suggéré dès le début, que l’on a impliqué des collaborateurs à des postes opérationnels et pas seulement managériaux dans le projet. C’est typiquement des bonnes pratiques à reproduire sur d’autres projets. Dans le futur, Apsi nous accompagnera sur le change management pour nous aider à faire face aux différents challenges – maintenir la communication pendant les 18 mois de travaux, intégrer les ambassadeurs du projet en interne, redéfinir le télétravail, travailler en ABW – afin d’acculturer tous les collaborateurs, de créer cet engouement autour du projet et de susciter l’envie de revenir au bureau. » Philippe Bois, Responsable de Site SMC France.

Apsi vous accompagne pour créer des espaces de travail durables et innovants qui favorisent la relation humaine et la performance. Notre vocation est de challenger le pourquoi de ces projets transformants pour les porter plus loin que la partie tangible visible à savoir l’immobilier et créer les conditions pour développer la part non visible (l’âme, l’alignement à la raison d’être, la quête de sens ..) pour tendre vers un bien commun au-delà de l’espace.

Apsi challenge les enjeux et porte plus haut des projets d’aménagement. Basé sur l’humain, notre accompagnement implique systématiquement les collaborateurs. Comment ? En menant des interviews auprès des différents services et des divers niveaux hiérarchiques – aussi bien auprès des opérationnels que du management – afin de recueillir les besoins et les usages de chacun, puis en conduisant des ateliers au cours desquels des ambassadeurs internes se désignent volontairement. Combinée à des visites inspirantes au sein d’autres entreprises, notre approche permet d’élargir le champ des possibles en matière de façons de travailler et d’aménagement des espaces, et amène naturellement la majorité des équipes à adhérer au projet.

*Olivia, Facilitatrice du changement chez Apsi